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¿Cómo se manejan los comentarios dentro de una factura?

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Existen 2 formas de establecer comentarios dentro de la factura, Comentarios Fijos o Comentarios Aleatorios.

  • Comentarios de Forma Fija. Consiste en capturar dentro de los Catálogos de Clientes y en los Catálogos de Productos/Servicios, en el campo de Comentarios la información que desean que aparezca siempre en la factura que se genere a dicho cliente o cuando facturen dichos productos y servicios.
  •  Comentarios de Forma Aleatoria. Es por medio de la misma factura, en el campo de Comentarios a nivel información General de la factura o bien, al momento de capturar los productos y servicios existe otro campo llamado Comentarios.

 

¿Puedo mandar los estados de cuenta y antigüedad de saldos a mis clientes, y si es así, cómo funciona?

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Si, este proceso se lleva al momento consultar alguno de estos reportes, el usuario tiene la opción de seleccionar si desea “Enviar por correo el Reporte”; al llevar acabo dicha acción, aparecerá en la pantalla un formato de envió de correo, donde podrá establecer la o las cuentas de correo a los que le desea enviar el reporte, el titulo del correo y el mensaje que desea que se envié.

¿Cómo se llevan acabo las aplicaciones en el sistema?

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En Forma automática:  Desde el catalogo de clientes, en la opción de afectación a cartera, se ofrece la opción de “realizar aplicaciones por anticipo”.  Esta configuración implica que al generar una factura con un anticipo incluido, automáticamente se hace la aplicación del anticipo, pagándose el total o parte de la factura.  Existe un ahorro de tiempo en la captura del usuario.
En Forma Manual: Desde el modulo de Clientes-Cartera, en la columna de Aplicaciones, donde el usuario debe seleccionar la opción de Consultar las aplicaciones del cliente deseado, en la pantalla de consulta de aplicaciones se presenta el botón de “Agregar”, posteriormente se debe de seleccionar un abono disponible y a la vez escoger el cargo o los cargos que se quieran cubrir. El usuario también tiene la opción de manipular los importes a cargar mientras no exceda el saldo disponible del abono.

¿Cuáles son los tipos de cargos que se generan cuando se crea una factura de Agencia Aduanal?

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Desde el modulo de catalogo de clientes existe la opción de configurar la manera de generar los cargos  en el modulo de clientes (cartera) al momento que el agente aduanal genera una factura electrónica al cliente.

Existe la opción de :
a) No generar cargos
b) Generar un cargo por el total de la Factura Electrónica
c)  Generar un cargo por el total de la suma de los Gastos Comprobados

En caso de activar las opciones b y c, en el estado de cuenta del cliente ambos cargos se identifican por el número de referencia, pero se diferencian por el tipo de cargo, uno es de Factura Electrónica y el otro es de Gastos Comprobados. El tipo de afectación a Cartera de Clientes es opcional y definida por el usuario.

¿Cómo capturar los saldos Iniciales de mis clientes?

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Opción 1 : Saldo Inicial del Cliente a cierta fecha. Los abonos que se registren en e-conta se aplican al saldo inicial.

Opción 2 : Captura de los cargos y abonos “vivos” del cliente. Los abonos que se registren en e-conta se aplican al cargo correspondiente.

La captura del saldo inicial o cargos de facturas pendientes de pago, se realiza en la opción de Clientes -Iniciar saldos, al seleccionar la opción de “Agregar”, se ha establece  primero si se quiere hacer un cargo o abono; si es abono solo existe la opción de Saldo Inicial, si es Cargo las opciones son saldo inicial o una factura manual.

Para conformar el saldo de un cliente en e-conta, se puede implementar la opción 1 o la opción 2, o la mezcla de ambas opciones. En ambos casos el control de las fechas es del usuario. e-conta no permite registrar una factura manual con fecha anterior al saldo inicial del mismo cliente.