La principal razón por la cual el sistema de e-conta.mx no le permite grabar un producto, servicio o cliente se debe a que está utilizando una clave o número de producto que ya se empleó anteriormente y que ha sido eliminado del catálogo correspondiente, por lo cual, es necesario que se capture bajo otra clave o número de producto para dicho registro.
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¿Cómo se manejan los comentarios dentro de una factura?
Existen 2 formas de establecer comentarios dentro de la factura, Comentarios Fijos o Comentarios Aleatorios.
- Comentarios de Forma Fija. Consiste en capturar dentro de los Catálogos de Clientes y en los Catálogos de Productos/Servicios, en el campo de Comentarios la información que desean que aparezca siempre en la factura que se genere a dicho cliente o cuando facturen dichos productos y servicios.
- Comentarios de Forma Aleatoria. Es por medio de la misma factura, en el campo de Comentarios a nivel información General de la factura o bien, al momento de capturar los productos y servicios existe otro campo llamado Comentarios.
¿Porqué el sistema se salta algunos números de folios?
Esta situación consiste en que al momento de enviar la factura al Proveedor Autorizado Certificado (PAC) la señal de recepción por parte de este elemento se encuentre baja. El sistema al momento de no contar con una respuesta clara, opta por bloquear la solicitud ocasionando el bloqueo del folio interno y decide volverlo a intentar con otro folio. Se les recuerda que el folio que se bloquea solamente cumple una función interna de consecutivo dentro del sistema, ya que el importante es el Folio Fiscal que cuenta con 32 caracteres alfanuméricos que asigna el SAT al momento de generar la factura.
¿Porqué hay ocasiones en que se tarda mucho tiempo en generar una factura?
Debido a que el esquema de facturación CFDI consiste en la generación de facturas bajo el proceso de “Timbrado”, este medio se da electrónicamente, al momento en el que el usuario de E-conta.mx decide generar la factura, el sistema se encarga de mandar por vía web la factura al Proveedor Autorizado de Certificado (PAC) y al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para hacerles llegar la factura, el sistema requiere una señal por parte de estos dos elementos, donde en ocasiones dicha señal puede estar un poco baja o saturada con otras solicitudes; esto ocasiona que la generación de facturas pase de tardarse entre 3 o 5 segundos a 5 o 10 minutos.
¿Cómo sé si capturé correctamente el producto/servicio dentro de mi factura?
La correcta captura de un producto o servicio dentro de la factura empieza desde el momento en que damos de alta nuestro producto o servicio en el catálogo correspondiente. Después, a la hora de generar nuestra factura, en la seccion de “Agregar Producto/Servicio” existen algunos campos que debemos llenar:
–Producto/Servicio: Este campo corresponde a la Clave del Producto/Servicio y se puede buscar ya sea por la misma clave o empezando a capturar la descripción que se le haya dado al producto o servicio.
Nota: Es importante identificar que en ese campo, a la hora de seleccionar el producto/servicio, el sistema no los muestre de la siguiente forma “Clave+Concepto+Precio” pero si vemos que la información nos aparece entre corchetes [ ] se encontrará mal capturado.
–Descripción: Este campo debe de mostrarnos el concepto del producto/servicio que deseamos facturar. Para que se llene este campo solo debemos de asegurarnos que en el campo anterior se encuentre bien capturado y darle un “Tab” a nuestro teclado.
¿Cuáles son los pasos para cancelar la factura ante el SAT, sin utilizar e-conta.mx?
Para cancelar un CFDI ante el SAT es necesario ir directamente al portal del SAT, el cual lo pueden encontrar en la pantalla principal de su sistema de e-conta.mx en el apartado Enlaces de Interés y seleccionar la opción Enlace para cancelar un CFDI ante el SAT.
Dicho enlace es https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ y se recomienda que se ingrese por medio del navegador de Internet Explorer.
Cuando se encuentre en el portal es necesario seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar al módulo de cancelación
Para este paso el SAT establece dos formas:
- Mediante la Clave CIEC: donde se captura el RFC y la clave CIEC del contribuyente.
- Mediante la Firma Electrónica Avanzada (FIEL): Se le da clic al botón FIEL y nos va a pedir capturar el RFC del contribuyente, la contraseña de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y cargar el archivo .KEY y el archivo .CER, estos archivos deberán estar guardados en una carpeta de su computadora.
Paso 2: Buscar la factura que se desea cancelar.
Este proceso se puede hacer de dos formas:
- Capturando o copiando el Folio Fiscal: Este dato lo puede encontrar en su factura, en el espacio indicado como Folio Fiscal (serie de 31 caracteres).
- Capturando los datos de fecha de la factura y del RFC del emisor y receptor.
Paso 3: Seleccionar y Cancelar.
Ya que se haya buscado la factura que desea cancelar, el sistema le mostrará un recuadro con todos los datos de la factura, así como el estatus “VIGENTE”, que determina que la factura se encuentra activa y también le mostrará 2 pequeños recuadros, uno que dice Recuperar Comprobante y el segundo que dice Cancelar, es necesario seleccionar la factura y dar clic en Cancelar.
Paso 4: Cargar Archivos de Certificado de Sello Digital (CSD)
Ya que se haya seleccionado la opción de cancelar cierta factura, se le mostrara una página donde deberá cargar los archivos del Certificado del Sello Digital, estos archivos son diferentes a los de la FIEL, por lo cual es importante no confundirlos. De igual forma, estos archivos deberán estar guardados en su computadora.
Paso 5: Imprimir el Acuse de cancelación
Ya que se haya cargado la información de los Certificados del Sello Digital, el SAT le debe de mostrar un documento denominado Acuse de Cancelación, dicho documento es el comprobante oficial de que su factura esta cancelada ante el SAT.
Paso 6: Para seguir cancelando facturas
Si desea cancelar otras facturas, el sistema tiene la opción de Regresar a Ver la Factura que se canceló y así poder buscar otra factura que se quiera cancelar ante el SAT.
¿Porque no aparecen mis cuentas bancarias al capturar un ingreso o egreso?
Es necesario que en la captura del Catálogo de Cuentas Contables, las cuentas de bancos se especifiquen bajo el campo de “Configuración de Póliza Automática”.
¿Cómo se cancela una factura en el Sistema de e-conta.mx?
Dentro del módulo de Facturación – Facturas, de lado derecho de cada factura generada hay un botón de Cancelar CFDI, con esta opción estarán cancelando en el sistema de E-conta.mx, pero también tendrán que cancelarla ante el SAT (es el cuarto link que se encuentra en su página de inicio del sistema).
Sin embargo, hay otra opción para que al momento de cancelar la factura en E-conta.mx se cancele en automático ante el SAT, y con esto el sistema de E-conta.mx le estará generando el acuse de cancelación. Es importante mencionar que con esta última opción la factura cancelada también se va a incluir dentro de las facturas que contenga su plan tarifario.
¿Cómo se calculan los Honorarios en las facturas de Agencia Aduanal?
Existen 3 formas de calcular los honorarios
1-. Catálogo de Clientes: Para configurar la Cuota de Honorarios debe seguir la siguiente ruta Catálogos -> Clientes -> Seleccionar el Cliente -> En la parte inferior se encuentran los campos de manejo de Honorarios.
En caso de ser Cuota Fija, debe seleccionar Cuota Fija del Menú y Capturar el monto de la Cuota Fija.
En caso de ser Por Porcentaje, debe seleccionar Por Porcentaje del Menú y Capturar una Cuota Mínima si así se desea.
2-. Catálogo de Servicios: Puedes dar de alta el servicio de honorarios en el catálogo de servicios, y lo guardas como un gasto no comprobado. A la hora de hacer la factura, solo lo registras.
3-. Factura: En la sección de honorarios y gastos existe un campo denominado modificar honorarios. Si le das una palomita ahí, se habilita el campo de honorarios para que captures la cantidad a cobrar.
Los Honorarios son calculados en base a la configuración que haya realizado de cada cliente y la suma de los gastos comprobados más el valor en aduanas, o de la cuota fija que haya configurado. No es necesario agregarlos como un gasto no comprobado, a menos que no se haya configurado el cliente para el cálculo de Honorarios.
¿Cómo incluir comentarios en mis facturas?
Para incluir comentarios adicionales a las facturas hay 2 opciones.
Una de ellas es a nivel Factura; existe un campo llamado Comentarios al momento que se está capturando la información general de la factura, esta información se verá reflejada en la parte inferior de su factura. O bien, al momento que esta capturando los productos/servicios de la factura también hay un campo llamado Comentarios, esta información se verá reflejada debajo de la descripción del producto/servicio en su factura.
La otra opción es a nivel Catálogos, en el catálogo de Clientes puede establecer un comentario fijo para cada cliente para que en las factura del cliente se muestre el comentario. O bien, en el catálogo de productos/servicios también puede capturar comentarios fijos para que cada que facturen este producto/servicio se muestre en la factura.