Debido a que el esquema de facturación CFDI consiste en la generación de facturas bajo el proceso de “Timbrado”, este medio se da electrónicamente, al momento en el que el usuario de E-conta.mx decide generar la factura, el sistema se encarga de mandar por vía web la factura al Proveedor Autorizado de Certificado (PAC) y al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para hacerles llegar la factura, el sistema requiere una señal por parte de estos dos elementos, donde en ocasiones dicha señal puede estar un poco baja o saturada con otras solicitudes; esto ocasiona que la generación de facturas pase de tardarse entre 3 o 5 segundos a 5 o 10 minutos.
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¿Cómo sé si capturé correctamente el producto/servicio dentro de mi factura?
La correcta captura de un producto o servicio dentro de la factura empieza desde el momento en que damos de alta nuestro producto o servicio en el catálogo correspondiente. Después, a la hora de generar nuestra factura, en la seccion de “Agregar Producto/Servicio” existen algunos campos que debemos llenar:
–Producto/Servicio: Este campo corresponde a la Clave del Producto/Servicio y se puede buscar ya sea por la misma clave o empezando a capturar la descripción que se le haya dado al producto o servicio.
Nota: Es importante identificar que en ese campo, a la hora de seleccionar el producto/servicio, el sistema no los muestre de la siguiente forma “Clave+Concepto+Precio” pero si vemos que la información nos aparece entre corchetes [ ] se encontrará mal capturado.
–Descripción: Este campo debe de mostrarnos el concepto del producto/servicio que deseamos facturar. Para que se llene este campo solo debemos de asegurarnos que en el campo anterior se encuentre bien capturado y darle un “Tab” a nuestro teclado.
¿Necesito enviar el reporte mensual al SAT al final del mes si facturo bajo el esquema del CFDI (2011)?
No, para el esquema del CFDI 2011 no hay necesidad de enviar el reporte mensual, ya que cada que usted genera una factura, el SAT ya tiene el registro de esa factura y como sus cancelaciones también son en línea, el SAT se da cuenta de ello al momento, es por esto que no hay necesidad de reportar al SAT al fin de mes.
¿Cómo se cancela una factura en el Sistema de e-conta.mx?
Dentro del módulo de Facturación – Facturas, de lado derecho de cada factura generada hay un botón de Cancelar CFDI, con esta opción estarán cancelando en el sistema de E-conta.mx, pero también tendrán que cancelarla ante el SAT (es el cuarto link que se encuentra en su página de inicio del sistema).
Sin embargo, hay otra opción para que al momento de cancelar la factura en E-conta.mx se cancele en automático ante el SAT, y con esto el sistema de E-conta.mx le estará generando el acuse de cancelación. Es importante mencionar que con esta última opción la factura cancelada también se va a incluir dentro de las facturas que contenga su plan tarifario.
¿Cómo puedo saber si mis facturas son válidas?
Para conocer si sus facturas son validas, el SAT desarrollo un validador para probar esto. En la página de Inicio o Home-page de e-conta.mx, en la sección de Enlaces de Interés agregamos tanto el validador para el CFD (2010) y para el CFDI (2011).
¿Cómo le envío a mi cliente el archivo XML de la Factura?
A nivel catálogo de clientes, existe una sección que se llama “Contacto de Recepción de Facturas Electrónicas”, se presentan varias preguntas con respecto al envió de los archivos XML y PDF, donde usted selecciona si desea enviar a su cliente, si el PDF, el XML o ambos; y después aparece la opción de agregar el nombre y correo de la persona o personas a las que le va a enviar los formatos de factura.
Después de haber llenado estos campos, cuando genere la factura, le aparecerá un recuadro con la imagen de un sobre, dándole click a este sobre se envía por correo la factura a los correos que se capturaron para recibir dichos documentos.
¿Se puede imprimir en la factura el nombre comercial en lugar de la razón social?
La razón social con la que se están generando las facturas, debe aparecer en la factura impresa. Si adicional a la razón social se cuenta con un nombre comercial y se desea imprimir, si es posible realizando la siguiente configuración.
En la sección de los datos de la empresa se pregunta “Nombre de la empresa” y “Nombre o razón social”, si no se cuenta con un nombre comercial, en ambos campos se captura la razón social y solo se imprime este dato en la factura.
Si se cuenta con un nombre comercial, debe de capturar bajo el nombre de la empresa y aparecerán impresos tanto el nombre de la empresa como la razón social.
¿Se puede personalizar el formato de impresión de la factura?
La manera en que se personaliza el formato de su factura es con el logotipo y los datos de su empresa. El resto del formato de impresión del PDF es universal para todos los usuarios de e-conta y no se puede personalizar. Importante mencionar que existen formatos para diferentes según el giro; ya sea una empresa de productos y servicios, una agencia aduanal o una línea de transporte.
¿En qué momento se indica el folio y la fecha en mi factura?
Al momento en el que usted de click en generar CFDI a su factura, el sistema envía la factura al SAT y la factura se genera de forma exitosa, el sistema automáticamente le asigna su folio y fecha de emisión de la factura.
¿Puedo editar información del cliente directamente desde la factura?
No, todos los cambios o altas de clientes se hacen directamente desde el catálogo de clientes.