No, es importante que el usuario capture la información de sus productos o servicios en los catálogos correspondientes antes de generar la factura para después poder seleccionarlos y mostrarlos en la factura. Si se trata de agregar manualmente el producto/servicio dentro de la factura el sistema marcará error y no permitirá generar la factura.
¿Qué información se requiere capturar antes de generar una factura?
Antes de generar una factura debe asegurarse de tener la siguiente información previamente capturada.
1. Información del Cliente (Capturado en el Catálogo de Clientes)
2. Productos y/o Servicios (Capturados en los Catálogos de Productos y Servicios)
3. Régimen Fiscal (Capturado en el Módulo Administrador-Régimen)
4. Método de Pago (Capturado desde el Catálogo de Clientes en la pestaña llamada Cuentas Bancarias)
5. Oficinas (Capturadas en el Módulo de Administrador – Oficinas)
¿Cuáles son los pasos para cancelar la factura ante el SAT, sin utilizar e-conta.mx?
Para cancelar un CFDI ante el SAT es necesario ir directamente al portal del SAT, el cual lo pueden encontrar en la pantalla principal de su sistema de e-conta.mx en el apartado Enlaces de Interés y seleccionar la opción Enlace para cancelar un CFDI ante el SAT.
Dicho enlace es https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ y se recomienda que se ingrese por medio del navegador de Internet Explorer.
Cuando se encuentre en el portal es necesario seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar al módulo de cancelación
Para este paso el SAT establece dos formas:
- Mediante la Clave CIEC: donde se captura el RFC y la clave CIEC del contribuyente.
- Mediante la Firma Electrónica Avanzada (FIEL): Se le da clic al botón FIEL y nos va a pedir capturar el RFC del contribuyente, la contraseña de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y cargar el archivo .KEY y el archivo .CER, estos archivos deberán estar guardados en una carpeta de su computadora.
Paso 2: Buscar la factura que se desea cancelar.
Este proceso se puede hacer de dos formas:
- Capturando o copiando el Folio Fiscal: Este dato lo puede encontrar en su factura, en el espacio indicado como Folio Fiscal (serie de 31 caracteres).
- Capturando los datos de fecha de la factura y del RFC del emisor y receptor.
Paso 3: Seleccionar y Cancelar.
Ya que se haya buscado la factura que desea cancelar, el sistema le mostrará un recuadro con todos los datos de la factura, así como el estatus “VIGENTE”, que determina que la factura se encuentra activa y también le mostrará 2 pequeños recuadros, uno que dice Recuperar Comprobante y el segundo que dice Cancelar, es necesario seleccionar la factura y dar clic en Cancelar.
Paso 4: Cargar Archivos de Certificado de Sello Digital (CSD)
Ya que se haya seleccionado la opción de cancelar cierta factura, se le mostrara una página donde deberá cargar los archivos del Certificado del Sello Digital, estos archivos son diferentes a los de la FIEL, por lo cual es importante no confundirlos. De igual forma, estos archivos deberán estar guardados en su computadora.
Paso 5: Imprimir el Acuse de cancelación
Ya que se haya cargado la información de los Certificados del Sello Digital, el SAT le debe de mostrar un documento denominado Acuse de Cancelación, dicho documento es el comprobante oficial de que su factura esta cancelada ante el SAT.
Paso 6: Para seguir cancelando facturas
Si desea cancelar otras facturas, el sistema tiene la opción de Regresar a Ver la Factura que se canceló y así poder buscar otra factura que se quiera cancelar ante el SAT.
¿Puedo guardar los datos de un ingreso y dejar pendiente la póliza?
No, es necesario crear una póliza con movimiento de cuadre, y de manera opcional, hacer el ajuste posterior mediante una póliza de diario.
¿Cómo “cuadrar” una póliza contable de manera automática?
Al momento de estar capturando los movimientos de una póliza, si el usuario desea “cuadrarla” por desconocimiento o falta de tiempo; se debe presionar el botón de “Cuadre Automático”, y el sistema automáticamente insertará un movimiento con la cuenta de cuadre de cargo o abono y con el importe requerido para cuadrar la póliza.
Previamente, en el Catalogo de Cuentas se debieron de haber especificado bajo el campo de “Configuración de Póliza Automática” las cuentas para utilizarse como “Cuentas de cuadre / Cargo” y “Cuentas de cuadre / Abono”.
Los ajustes posteriores a estas pólizas se pueden realizar en el modulo de Contabilidad – Pólizas de Diario.
¿Cuál es la utilidad del cuadro de verificación “Editar póliza manualmente”?
Al momento de guardar un ingreso, egreso o generar una facturar, e-conta.mx en automático crea una póliza con el movimiento de cargo a la cuenta bancaria correspondiente, el usuario decide editar la póliza manualmente y capturar el resto de los movimientos, o bien; que el sistema utilice la póliza de cuadre automático para terminar de generar una póliza cuadrada.
Con el cuadro de verificación activado (palomita) se procede a la captura por parte del usuario. Desactivado (sin palomita) se cuadra la póliza en automático.
¿Porque no aparecen mis cuentas bancarias al capturar un ingreso o egreso?
Es necesario que en la captura del Catálogo de Cuentas Contables, las cuentas de bancos se especifiquen bajo el campo de “Configuración de Póliza Automática”.
¿Como eliminar el Anticipo de una Referencia?
En el módulo de Anticipos por cada importe asignado a una referencia, se pueden aplicar las siguientes acciones :
Convertir a Revolvente : Para aplicar más adelante a otra referencia del mismo cliente.
Re-Asignar Referencia : Para aplicar el mismo importe a otra referenica del mismo cliente en ese momento.
Pago de Factura : Para convertir el importe en un abono para el cliente para el pago de una factura
¿Cuál es el uso del módulo de Bancos – Anticipos?
En especial para el giro de Agentes Aduanales, por cada ingreso de tipo Anticipo que se registra, es generado un anticipo revolvente para aplicar a cualquier referencia del cliente.
Es en el modulo de Anticipos en donde se asignan importes de anticipo a referencias especificas, los cuales se verán reflejados al momento de generar la factura de dichas referencias.
De la misma manera en este módulo se permite que un importe inicialmente considerado como anticipo pueda convertirse en un abono para el pago de facturas por parte del cliente.
Se recomienda ver el video de explicación de Bancos – Ingresos.
¿Siempre debo de capturar la referencia?
La captura de la referencia es opcional en cada uno de los tipos de ingreso, excepto en el de Anticipo.
La referencia es mostrada en las diferentes consultas y reportes relacionadas con el ingreso.
En el tipo de ingreso Anticipo no se permite la captura de una referencia; ya que para el desglose de un anticipo por referencia se cuenta con el módulo de Anticipos bajo el menú de Bancos, de especial interés para el uso de Agentes Aduanales.