Antes de generar una factura debe asegurarse de tener la siguiente información previamente capturada.
1. Información del Cliente (Capturado en el Catálogo de Clientes)
2. Productos y/o Servicios (Capturados en los Catálogos de Productos y Servicios)
3. Régimen Fiscal (Capturado en el Módulo Administrador-Régimen)
4. Método de Pago (Capturado desde el Catálogo de Clientes en la pestaña llamada Cuentas Bancarias)
5. Oficinas (Capturadas en el Módulo de Administrador – Oficinas)
Para cancelar un CFDI ante el SAT es necesario ir directamente al portal del SAT, el cual lo pueden encontrar en la pantalla principal de su sistema de e-conta.mx en el apartado Enlaces de Interés y seleccionar la opción Enlace para cancelar un CFDI ante el SAT.
Dicho enlace es https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ y se recomienda que se ingrese por medio del navegador de Internet Explorer.
Cuando se encuentre en el portal es necesario seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar al módulo de cancelación
Para este paso el SAT establece dos formas:
Paso 2: Buscar la factura que se desea cancelar.
Este proceso se puede hacer de dos formas:
Paso 3: Seleccionar y Cancelar.
Ya que se haya buscado la factura que desea cancelar, el sistema le mostrará un recuadro con todos los datos de la factura, así como el estatus “VIGENTE”, que determina que la factura se encuentra activa y también le mostrará 2 pequeños recuadros, uno que dice Recuperar Comprobante y el segundo que dice Cancelar, es necesario seleccionar la factura y dar clic en Cancelar.
Paso 4: Cargar Archivos de Certificado de Sello Digital (CSD)
Ya que se haya seleccionado la opción de cancelar cierta factura, se le mostrara una página donde deberá cargar los archivos del Certificado del Sello Digital, estos archivos son diferentes a los de la FIEL, por lo cual es importante no confundirlos. De igual forma, estos archivos deberán estar guardados en su computadora.
Paso 5: Imprimir el Acuse de cancelación
Ya que se haya cargado la información de los Certificados del Sello Digital, el SAT le debe de mostrar un documento denominado Acuse de Cancelación, dicho documento es el comprobante oficial de que su factura esta cancelada ante el SAT.
Paso 6: Para seguir cancelando facturas
Si desea cancelar otras facturas, el sistema tiene la opción de Regresar a Ver la Factura que se canceló y así poder buscar otra factura que se quiera cancelar ante el SAT.
No, para el esquema del CFDI 2011 no hay necesidad de enviar el reporte mensual, ya que cada que usted genera una factura, el SAT ya tiene el registro de esa factura y como sus cancelaciones también son en línea, el SAT se da cuenta de ello al momento, es por esto que no hay necesidad de reportar al SAT al fin de mes.
Dentro del módulo de Facturación – Facturas, de lado derecho de cada factura generada hay un botón de Cancelar CFDI, con esta opción estarán cancelando en el sistema de E-conta.mx, pero también tendrán que cancelarla ante el SAT (es el cuarto link que se encuentra en su página de inicio del sistema).
Sin embargo, hay otra opción para que al momento de cancelar la factura en E-conta.mx se cancele en automático ante el SAT, y con esto el sistema de E-conta.mx le estará generando el acuse de cancelación. Es importante mencionar que con esta última opción la factura cancelada también se va a incluir dentro de las facturas que contenga su plan tarifario.
Para conocer si sus facturas son validas, el SAT desarrollo un validador para probar esto. En la página de Inicio o Home-page de e-conta.mx, en la sección de Enlaces de Interés agregamos tanto el validador para el CFD (2010) y para el CFDI (2011).
A nivel catálogo de clientes, existe una sección que se llama “Contacto de Recepción de Facturas Electrónicas”, se presentan varias preguntas con respecto al envió de los archivos XML y PDF, donde usted selecciona si desea enviar a su cliente, si el PDF, el XML o ambos; y después aparece la opción de agregar el nombre y correo de la persona o personas a las que le va a enviar los formatos de factura.
Después de haber llenado estos campos, cuando genere la factura, le aparecerá un recuadro con la imagen de un sobre, dándole click a este sobre se envía por correo la factura a los correos que se capturaron para recibir dichos documentos.
La razón social con la que se están generando las facturas, debe aparecer en la factura impresa. Si adicional a la razón social se cuenta con un nombre comercial y se desea imprimir, si es posible realizando la siguiente configuración.
En la sección de los datos de la empresa se pregunta “Nombre de la empresa” y “Nombre o razón social”, si no se cuenta con un nombre comercial, en ambos campos se captura la razón social y solo se imprime este dato en la factura.
Si se cuenta con un nombre comercial, debe de capturar bajo el nombre de la empresa y aparecerán impresos tanto el nombre de la empresa como la razón social.
La manera en que se personaliza el formato de su factura es con el logotipo y los datos de su empresa. El resto del formato de impresión del PDF es universal para todos los usuarios de e-conta y no se puede personalizar. Importante mencionar que existen formatos para diferentes según el giro; ya sea una empresa de productos y servicios, una agencia aduanal o una línea de transporte.
No, una vez que se genera el CFDI no se pueden hacer cambios en la factura.
Al momento en el que usted de click en generar CFDI a su factura, el sistema envía la factura al SAT y la factura se genera de forma exitosa, el sistema automáticamente le asigna su folio y fecha de emisión de la factura.