El sistema e-conta registra de forma automática los siguientes acciones :
Anticipos
Después de registrar un Ingreso de tipo Anticipo en el módulo de Bancos, el importe del anticipo se registra como anticipo revolvente y puede ser utilizado como tal al momento de estar generando una factura que corresponda al cliente dueño del importe.
Si el anticipo es particular a una referencia del cliente, es en el sub-modulo Anticipos en donde se asignan los importes de anticipo a referencias en particular para después reflejarse de forma automática al momento de facturar.
Pagos por Cuenta de Clientes (Gastos Comprobados)
Existen tres caminos para registrar Pagos por Cuenta de Clientes o Gastos Comprobados en una factura de agente aduanal :
A) Recepción de Facturas del Proveedor
Si se recibe una factura de un proveedor que incluye uno o varios cargos relacionados a referencias de un cliente, y además esa factura no será pagada de inmediato sino contabilizada como una cuenta por pagar; entonces la factura se captura en Proveedores – Recepción de Facturas obteniendo los siguientes resultados :
1. Póliza de Diario registrando el pasivo
2. Abono al estado de cuenta del Proveedor
3. Registro de la factura como Gasto Comprobado
En el modulo Proveedores – Gastos Comprobados, se debe seleccionar la factura para informar del servicio comprobado que se esta recibiendo y desglosar las referencias e importes correspondientes. Al momento de facturar una referencia, se muestran automáticamente los Gatos Comprobados previamente asignados. Estos cargos no podrán ser editados o borrados al momento de facturar.
B) Pago directo de Factura a Proveedor
Si se recibe una factura de un proveedor que incluye uno o varios cargos relacionados a referencias de un cliente, y además esa factura será pagada de inmediato sin ser registrada como una cuenta por pagar; entonces se debe registrar un Egreso en el módulo de Bancos – Egresos obteniendo los siguientes resultados :
1. Póliza de Egreso
2. Registro de la factura como Gasto Comprobado
En el modulo Proveedores – Gastos Comprobados, se debe seleccionar la factura para informar del servicio comprobado que se esta pagando y desglosar las referencias e importes correspondientes. Al momento de facturar una referencia, se muestran automáticamente los Gatos Comprobados previamente asignados. Estos cargos no podrán ser editados o borrados al momento de facturar.
C) Registro directo en Factura
Al momento de estar capturando los datos de una factura en la sección de Gastos Comprobados se pueden registrar los importes de pagos realizados para la referencia. Los importes pueden ser editados o borrados antes de generar la factura.
Honorarios y Servicios Complementarios (Gastos No Comprobados)
Existen dos caminos para registrar Servicios Complementarios o Gastos No Comprobados en una factura de agente aduanal :
A) Aplicación de Tarifa
En el catalogo de clientes, está disponible la opción de Tarifas en donde se guardan tarifas identificadas de la A la Z,para cada tarifa se pueden guardar la cantidad deseada de Servicios No Comprobados con sus importes correspondientes. Al momento de estar generando una factura, en la sección de Servicios No Comprobados está disponible la opción de Aplicar tarifa.
Se selecciona la letra de la tarifa que se desea aplicar y los servicios que pertenecen a dicha tarifa se cargan con sus importes correspondientes.
e-conta.mx no valida que se duplique un servicio o que se aplique más de una tarifa a la misma factura.
El usuario tiene acceso a editar o borrar los servicios y/o sus importes dentro de la sección de gastos comprobados.
Después de aplicar una tarifa y/o hacer ajustes a los Servicios No Comprobados, se requiere seleccionar el botón de Guardar para calcular la suma correcta de Gastos No Comprobados.
El uso o implementación de las tarifas es opcional.
Los usuarios de Global PCNet Trafico que están transfiriendo sus Servicios No Comprobados de las referencias, pueden seguir así sin que las tarifas de e-conta.mx interfieran.
B) Registro directo en Factura
Al momento de estar capturando los datos de una factura en la sección de Gastos No Comprobados se pueden registrar los importes de los servicios complementarios para la referencia. Existe el caso especial de los Honorarios los cuales de forma opcional se calculan en automático de acuerdo a la configuración de “Calculo de Honorarios” en el Catalogo de Clientes. Además el importe de honorarios calculado puede ser editado, y el resto de los importes de servicios complementarios pueden ser editados o borrados antes de generar la factura.
Acciones al momento de generar la factura
Al momento de generar una factura se genera lo siguiente:
1. Póliza de ventas
2. Cargo al estado de cuenta del cliente
En le sección “Afectación a Cartera” del Catalogo de Clientes se define si se realiza solo un cargo solo por el total de la factura electrónica; o bien, un segundo cargo adicional por el total de los gastos comprobados.
3. Abono y Aplicación del Anticipo
Ante la existencia de un anticipo, en automático se genera el abono en el estado de cuenta del cliente y es opcional el realizar la aplicación correspondiente en caso de que exista un anticipo para la referencia de la factura. La regla de aplicación de anticipo indica que se aplica el saldo disponible primero al cargo de los servicios comprobados y después al cargo de la factura electrónica.
*Recomendamos ver el video e-conta.mx: Ciclo Operacion Agencia Aduanal, que se encuentra disponible en nuestra seccion de Videos y descargar la informacion relacionada a este tema, que se encuentra tambien en esa pagina.